Utiliser l'ATS de Netcoder

Votre agent IA de recrutement reçoit les CV qu'on lui envoie, les lit, et évalue chaque postulant selon les critères de vos postes ouverts. Vous retrouvez chaque postulant dans l'application Netcoder avec ses documents, son résultat et ce qui le justifie.

1. Pour commencer

C'est l'agent IA de Recrutement qui active l'ATS (système de suivi des candidatures). Choisissez un agent de recrutement à votre inscription, ou ajoutez-en un sur la page Agents IA de l'application Netcoder. Une fois l'agent activé, Recrutement apparaît dans le menu.

Votre agent a sa propre adresse courriel, affichée dans la section Courriel de sa page. C'est là que vont les CV. Pour que votre agent reçoive les candidatures envoyées à une adresse bien à vous, comme [email protected], faites suivre cette adresse à celle de votre agent : le guide du courriel montre comment.

2. Les postes

La page Recrutement liste vos postes, avec le nombre de postulants de chacun. Recherchez-les par nom, ou filtrez-les par statut.

Champ	Ce que c'est
Nom	Le titre du poste, par exemple Conseiller aux ventes. Obligatoire.
Statut	Ébauche pendant que vous le préparez, Ouvert pendant que vous recrutez, Fermé une fois le poste pourvu.
Description	Le poste lui-même, au complet. Le champ le plus important : voir plus bas.

Cliquez sur + pour créer un poste, puis sur son nom pour ouvrir sa page. Le crayon à côté du nom, ou à côté de Description, permet de les modifier.

Rédigez une description complète

La description est ce que votre agent sait du poste. Il la lit pour placer les postulants qui ne nomment pas de poste, pour juger de la pertinence de chaque CV, pour évaluer chaque postulant selon vos critères, et pour répondre par courriel aux questions des postulants. Ce que la description ne dit pas, votre agent ne peut pas le savoir : une description courte ou vague donne des postulants placés au mauvais poste, des résultats plus faibles, et des réponses comme Je n'ai pas cette information. Prenez le temps de la rendre complète, comme pour la meilleure offre d'emploi que vous ayez jamais rédigée :

• Le rôle — ce que la personne fait au quotidien, avec qui elle travaille, à qui elle relève.
• Les exigences — formation, expérience, permis, langues, exigences physiques ; ce qui est requis et ce qui est un atout.
• L'horaire — temps plein ou partiel, jours et heures, soirs, fins de semaine, sur appel, saisonnier ou permanent.
• Le lieu — adresse ou secteur, télétravail ou sur place, déplacements, stationnement ou transport en commun.
• Les conditions — salaire ou échelle salariale, avantages sociaux, formation offerte, date d'entrée en poste.
• Votre entreprise — ce que vous faites, et ce qui en fait un bon milieu de travail.
• Les prochaines étapes — comment vous choisissez, en combien de temps, comment vous joignez les postulants retenus.

Vous pouvez coller le texte de votre offre d'emploi, puis le compléter. Modifiez la description chaque fois que le poste change : les réponses de votre agent suivent aussitôt, et Réévaluer l'applique aux postulants déjà reçus.

Seuls les postes Ouverts reçoivent les postulants qui ne nomment pas de poste. Passez un poste à Ouvert une fois sa description et ses critères prêts, et à Fermé quand vous cessez de recruter.

3. Les critères de sélection

Les critères sont ce que votre agent vérifie dans chaque CV : un diplôme, des années d'expérience, un permis de conduire, une langue. Sur la page d'un poste, cliquez sur + dans sa section Critères de sélection.

Champ	Ce que c'est
Nom	Un nom court, comme Expérience en commerce de détail.
Description	Ce que vous attendez, en mots simples : Au moins deux ans en magasin, idéalement dans le vêtement. Plus c'est précis, mieux votre agent juge.
Niveau d'exigence	Obligatoire : le postulant doit l'avoir. Recherché : ce que vous recherchez. Atout : un plus.
Pondération	Les points que vaut le critère. Donnez-en davantage à ce qui compte le plus.

Chaque critère est listé avec ses points. Ajouter ou modifier des critères s'applique aux prochaines évaluations ; utilisez Réévaluer sur un postulant pour les appliquer à quelqu'un de déjà reçu (voir la section 5).

4. Recevoir les postulants

Les postulants arrivent de deux façons :

• Par courriel — toute personne qui envoie son CV à l'adresse de votre agent, ou à votre propre adresse qui lui fait suivre ses courriels, devient un postulant. Votre agent lui répond par courriel pour accuser réception de sa candidature, dans la langue où elle a écrit.
• À la main — sur la page d'un poste, cliquez sur + dans la section Postulants et déposez un ou plusieurs fichiers dans CVs. À partir de la page Recrutement, Ajouter un candidat demande aussi le Poste.

Votre agent fait ensuite la lecture pour vous :

• Il trie les fichiers joints : CV, lettre de présentation, certificats et permis. Le reste est écarté.
• Il tire du CV le nom, le courriel, le numéro de téléphone et la ville du postulant.
• Quand aucun poste n'est nommé, il place le postulant au poste Ouvert qui correspond le mieux à son CV.
• Il évalue le postulant selon les critères du poste.

Un fichier reçu deux fois n'est conservé qu'une fois.

5. Lire une évaluation

La section Postulants d'un poste liste toutes les personnes qui ont postulé :

Colonne	Ce qu'elle montre
Postulant	Nom, téléphone, courriel et ville. Cliquez sur le nom pour ouvrir l'évaluation.
Groupes	Les groupes du contact, que vous choisissez.
Création	Quand la candidature est arrivée.
Pertinence	À quel point la présentation du postulant correspond à la description du poste, en pourcentage. Voir plus bas.
Résultat	Les points obtenus selon vos critères. Triez sur cette colonne pour voir les meilleurs profils en premier.
Tâches	Les tâches en cours au sujet du postulant.

La Pertinence et le Résultat mesurent deux choses différentes :

• La Pertinence est une évaluation sémantique : elle compare le sens de ce que le postulant a envoyé, son CV, sa lettre de présentation et ses certificats, au sens du poste, sa description et ses critères. Elle mesure à quel point la présentation du postulant correspond au poste dans son ensemble, même s'il emploie d'autres mots que les vôtres : un caissier et un conseiller aux ventes sont proches, un soudeur est loin. C'est une première lecture rapide de l'adéquation, et c'est aussi ainsi que votre agent choisit le poste d'un postulant qui n'en nomme aucun.
• Le Résultat est une évaluation, critère par critère, de ce que montre le CV : chaque critère satisfait rapporte ses points, avec les raisons données dans l'évaluation.

Un postulant avec une Pertinence élevée et un Résultat faible se présente bien pour le poste, mais ne satisfait pas certains de vos critères ; l'inverse peut indiquer un CV qui satisfait vos critères, mais dit peu de choses sur le poste lui-même. Les deux dépendent d'une description complète.

L'évaluation s'ouvre à côté de la liste :

• Score global — les points obtenus sur les points possibles.
• Qualifications obligatoires, recherchées et atouts — chaque critère avec les points obtenus et, en quelques mots, pourquoi : ce que le CV dit, ou ne dit pas. Non évalué signifie que l'évaluation n'a pas encore été faite.
• Documents — le CV et les autres fichiers, à télécharger.
• Notes et Tâches — celles de votre équipe.

Vos notes comptent : quand vous ajoutez ou modifiez une note, comme A son permis de classe 5, confirmé au téléphone, le postulant est évalué de nouveau en en tenant compte. Réévaluer le fait tout de suite, par exemple après un changement de critères.

Le résultat vous aide à trier ; il ne décide pas. Lisez les raisons des postulants que vous appelez, et de ceux que vous écartez.

6. Faire le suivi

Les actions de chaque postulant, sur sa ligne :

• Modifier — les coordonnées et les groupes du contact. Les groupes, comme Entrevue ou Embauché, sont la façon d'indiquer où en est chaque postulant.
• Tâche — un appel à faire, une entrevue à planifier, avec une échéance et une personne responsable.
• Note — ce que vous avez appris : une entrevue, une référence, un appel.
• Supprimer — retire le postulant du poste. Un postulant supprimé peut être restauré pendant un certain temps, puis il est effacé pour de bon, documents compris.

Les postulants peuvent aussi répondre à votre agent : il répond par courriel à leurs questions sur vos postes, à partir de ce que disent leurs descriptions.

7. Confidentialité

Un CV contient des renseignements personnels. Les candidatures sont hébergées au Canada, et supprimer un postulant efface aussi ses documents. Ne gardez que ce dont vous avez besoin, et supprimez les postulants des postes fermés dès que vous n'en avez plus besoin. Voir Loi 25 et vie privée.

8. Conseils et dépannage

• Essayez-le — créez un poste avec deux ou trois critères, passez-le à Ouvert, et envoyez un CV à l'adresse de votre agent. Le postulant apparaît en quelques minutes.
• Pas de menu Recrutement — votre compte a besoin d'un agent de recrutement activé, sur la page Agents IA.
• Un courriel sans postulant — le CV doit être joint au courriel, pas fourni par un lien.
• Un postulant au mauvais poste — vérifiez que le bon poste est Ouvert, et que sa description dit bien en quoi consiste le poste.
• Des résultats étonnants — rendez la description de chaque critère précise, et ajoutez une note avec ce que le CV ne dit pas.