Réceptionniste IA pour répondre à vos appels

Un appel sans réponse, c'est souvent un client qui compose le numéro suivant. Pourtant, personne ne peut répondre à tous les appels : le téléphone sonne pendant une rencontre, après la fermeture ou trois fois en même temps. Notre réceptionniste IA répond à chaque appel, immédiatement, à toute heure, avec une voix naturelle, et règle les questions courantes sans faire attendre personne.

Comment ça fonctionne

1. Le client appelle votre numéro — Vous gardez votre numéro actuel : il suffit de programmer, chez votre fournisseur de téléphonie, le renvoi des appels vers l'agent, tous ou seulement ceux auxquels personne ne répond. Un nouveau numéro est aussi possible.
2. L'agent l'accueille et l'écoute — Il se présente avec le message d'accueil de votre choix et comprend la personne, qu'elle parle français ou anglais, même si elle change de langue en cours de conversation.
3. Il répond à partir de votre information — Heures, adresse, services, prix, politiques : l'agent s'appuie sur votre information, pas sur des généralités trouvées sur Internet. Le client peut l'interrompre à tout moment, comme il le ferait avec une personne.
4. Il passe le relais quand il le faut — Quand une demande dépasse ce qu'il sait, l'agent n'improvise pas : il le dit franchement, et votre équipe reprend le dossier.
5. Chaque appel est transcrit — La conversation est conservée par écrit : votre équipe reprend le fil sans faire répéter le client.

Les bénéfices pour votre organisation

• Plus aucun appel manqué — L'agent répond le soir, la fin de semaine, les jours fériés et à l'heure du dîner.
• Une ligne qui n'est jamais occupée — L'agent répond à plusieurs appels en même temps. Quand trois clients appellent à la même minute, aucun ne tombe sur un signal occupé ni n'attend son tour : chacun est pris en charge sur-le-champ.
• Fini la boîte vocale et la musique d'attente — Le client obtient sa réponse tout de suite, au lieu de laisser un message en espérant qu'on le rappelle. Bien des gens raccrochent d'ailleurs sans jamais en laisser.
• Une équipe libérée des questions répétitives — « Êtes-vous ouverts samedi ? » « Où êtes-vous situés ? » L'agent s'en occupe ; votre équipe se consacre aux clients qui ont vraiment besoin d'elle.
• Bilingue, sans menu — Il répond en français ou en anglais selon la personne au bout du fil, sans « for service in English, press 2 ».
• Toujours la bonne information — La réponse ne dépend plus de qui décroche : l'agent donne la même information juste à chaque appel. Mettez votre information à jour, et toutes ses réponses suivent.
• Un coût prévisible — Une réceptionniste IA ne remplace pas votre équipe : elle couvre les heures et les périodes de pointe qu'aucun horaire ne peut couvrir, pour une fraction du coût d'une personne de plus.
• Vous savez enfin ce que vos clients demandent — Les transcriptions révèlent les questions qui reviennent, l'information qui manque sur votre site et les moments où l'on vous appelle.

Une voix naturelle, une vraie conversation

Pas de menu à touches ni de phrases toutes faites : le client parle normalement, et l'agent répond en phrases courtes, pensées pour l'oreille. Il comprend les reformulations, tolère les hésitations et se tait dès qu'on l'interrompt. Vous choisissez sa voix, son nom, son message d'accueil et son ton, selon votre image.

Un seul agent pour tous vos canaux

Votre réceptionniste n'est pas un service de plus à configurer : c'est le même agent qui répond au téléphone, sur votre site Web avec un chatbot, par texto et par courriel. Il apporte sur chaque canal bien plus que votre information :

• Les mêmes capacités — S'il sait consulter la disponibilité de vos produits, prendre une commande ou enregistrer une demande dans votre CRM, il le fait aussi bien de vive voix au téléphone que par écrit dans le chatbot.
• Les mêmes règles — Ce qu'il peut dire, ce qu'il doit refuser et le moment où il passe le relais à votre équipe sont définis une seule fois et respectés partout.
• Une réponse adaptée au canal — La même réponse tient en quelques phrases au téléphone, s'affiche avec des liens dans le chatbot et prend la forme d'un vrai courriel, avec sa formule de salutation, quand il écrit.
• Un seul agent à faire évoluer — Chaque capacité que vous lui ajoutez profite d'emblée à tous vos canaux, et chaque nouveau canal hérite de tout ce qu'il sait déjà faire.

Pour qui ?

• Cliniques et professionnels de la santé — Heures, emplacement, services offerts, questions courantes avant une visite.
• Bureaux professionnels — Comptables, notaires, avocats : un premier contact soigné et une orientation vers la bonne personne.
• Entreprises de services et entrepreneurs — Des appels qui arrivent pendant que l'équipe est sur un chantier ou chez un client.
• Commerces — Heures d'ouverture, produits offerts, politiques de retour.
• Associations et organismes — Adhésion, activités, inscriptions. Voir notre agent IA pour associations et OBNL.

Branché sur vos outils

Nous pouvons relier l'agent à vos systèmes, comme votre agenda, votre CRM ou votre logiciel maison, pour qu'il consulte une information à jour ou enregistre une demande. L'IA n'entre jamais dans vos systèmes : elle passe par une passerelle étroite qui n'expose que ce qui est nécessaire. Voir faire agir l'IA sans lui donner accès à vos systèmes.

Une solution clé en main, développée ici

Netcoder prend en charge le projet de l'analyse jusqu'à la mise en service : on définit avec vous ce que l'agent doit savoir, sa voix et sa façon de répondre, on branche votre ligne téléphonique, et on en assure le suivi. Notre plateforme est conçue et exploitée par notre équipe à Montréal, en tenant compte de la Loi 25.