Chatbot & agent conversationnel IA pour associations et OBNL

Votre association produit du contenu de grande valeur pour ses membres : guides, fiches pratiques, bulletins, avis, formations. Pourtant, ce contenu dort souvent dans des PDF ou au fond de l'espace membre. Un agent IA le livre à vos membres sous forme de réponses claires, au moment où ils en ont besoin : c'est autant de valeur ajoutée à leur adhésion.

Votre contenu, enfin accessible à vos membres

Plutôt que de chercher dans l'espace membre ou de fouiller dans les anciens bulletins, le membre pose sa question dans ses mots, comme il le ferait à un collègue. L'agent lui répond à partir du contenu de votre association.

L'agent peut s'appuyer sur tout ce que vous diffusez déjà à vos membres :

• guides, fiches pratiques et outils ;
• bulletins, infolettres et articles, y compris les archives ;
• avis, mises à jour réglementaires et foires aux questions ;
• contenus de formation, conférences et webinaires ;
• politiques, règlements, conventions et normes.

Chaque nouvelle publication s'ajoute à la base de connaissances de l'agent. Voir le RAG : enrichir l'IA de votre base de connaissances.

Bénéfices pour votre association

• La valeur de l'adhésion devient visible — Le membre obtient une réponse utile chaque fois qu'il en a besoin. C'est un avantage concret, qu'il retrouve au moment de renouveler.
• Un contenu enfin utilisé — Le travail investi dans vos guides et vos publications rejoint vraiment les membres, au lieu de rester dans un PDF que peu de gens ouvrent.
• Un rapport mensuel sur les besoins de vos membres — Chaque mois, nous vous remettons un rapport qui résume les consultations, sans identifier les membres : sujets les plus demandés, questions restées sans réponse, tendances. Vous savez enfin ce que vos membres cherchent, et vous ajustez vos services, votre contenu et vos communications en conséquence.
• Des réponses 24/7 — Le soir, la fin de semaine, entre deux rendez-vous : vos membres ont une réponse même quand la permanence est fermée.
• Moins de questions répétitives pour votre équipe — Les questions courantes, au téléphone comme par courriel, sont réglées par l'agent, et votre permanence se concentre sur les demandes qui ont besoin d'elle.
• Des nouveaux membres qui s'y retrouvent — Dès leur adhésion, ils découvrent tout ce que l'association leur offre, simplement en posant leurs questions.

Un agent public, un agent pour les membres

Pour une association, nous suggérons deux agents, qui s'appuient sur la même plateforme mais pas sur le même contenu, et la prise en charge de votre boîte courriel :

• Un agent public sur votre site Web — Un clavardage ouvert à tous, qui répond au grand public et aux membres potentiels : mission, avantages de l'adhésion, façon de devenir membre, événements publics. Il n'utilise que l'information publique, et c'est un bon outil de recrutement.
• Un agent réservé aux membres, sur plusieurs canaux — Le même agent rejoint vos membres là où ils sont : un clavardage privé dans votre espace membre, par texto, par courriel, sur WhatsApp ou même au téléphone. Peu importe le canal, il reconnaît le membre (connexion à l'espace membre, numéro de téléphone ou adresse courriel inscrits à son dossier) et lui donne accès au contenu réservé et à son dossier (renouvellement, inscriptions), avec la même base de connaissances et les mêmes règles.
• Votre boîte courriel, prise en charge — Vos membres écrivent déjà à l'adresse générale de l'association. L'agent traite ces courriels : il répond aux questions courantes à partir de votre contenu, classe les demandes et achemine les autres à la bonne personne de votre équipe, avec le contexte. Votre boîte de réception cesse de déborder, et vos membres obtiennent une réponse en quelques minutes plutôt qu'en quelques jours.

Chacun n'a accès qu'au contenu auquel il a droit : votre contenu réservé reste réservé à vos membres.

Événements, inscriptions et vie associative

• Informer — Calendrier des activités, congrès, formations, programmes, critères d'admissibilité, politiques : des réponses à jour, à partir de votre information.
• Orienter — L'agent dirige chaque personne vers le bon programme, la bonne ressource ou le bon formulaire, selon ce qu'elle décrit.
• Inscrire et rappeler — Branché sur vos outils, il peut vérifier les places disponibles, enregistrer une inscription ou une demande, et donner l'information à jour.
• Soutenir les bénévoles — Procédures, horaires, consignes : vos bénévoles ont la réponse dans leur téléphone, au moment où ils en ont besoin.
• Traiter les formulaires — Inscriptions papier, fiches manuscrites, courriels : l'IA peut en extraire l'information et la saisir dans vos outils, avec une validation humaine lorsqu'il y a un doute. Voir comment l'IA peut lire l'écriture manuscrite avec confiance.

Pour quels organismes ?

• Associations professionnelles et sectorielles — Guides, avis, formations continues, congrès, adhésion et renouvellement.
• Regroupements, chambres de commerce et associations d'affaires — Ressources aux membres, événements, réseautage, avantages membres.
• Fédérations et associations de sport et de loisir — Inscriptions, horaires, règlements, affiliations.
• Fondations — Information fiable sur la cause et les ressources offertes, campagnes, événements-bénéfice, bénévolat.
• Organismes communautaires — Programmes, services, admissibilité, horaires et ressources du quartier.

Pensé pour la réalité des associations

• Dans la langue de chaque membre — L'agent s'exprime dans le ton de votre association, en langage simple, et répond automatiquement dans la langue de la personne qui lui écrit : français, anglais ou toute autre langue. Votre contenu devient accessible à tous vos membres, y compris les nouveaux arrivants.
• Vous gardez le contrôle — C'est vous qui décidez du contenu que l'agent utilise, des données qu'il peut consulter et des actions qu'il peut poser.
• Clé en main — Netcoder prend en charge le projet de l'analyse jusqu'à l'hébergement. Votre équipe n'a pas à devenir experte en IA.
• Un partenaire d'ici — Notre plateforme est conçue et exploitée par notre équipe à Montréal : un seul interlocuteur, pas un assemblage d'outils tiers facturés au message.

Loi 25 : les renseignements de vos membres sous votre contrôle

Une association est responsable des renseignements personnels de ses membres. L'agent vous donne les outils pour respecter vos obligations en vertu de la Loi 25 :

• Une durée de conservation que vous choisissez — C'est votre association qui détermine pendant combien de temps les conversations sont conservées. Au-delà de cette période, elles sont supprimées.
• La suppression des conversations d'un membre — Sur demande, vous pouvez supprimer l'ensemble des conversations d'un membre en particulier, par exemple lorsqu'il exerce son droit à l'effacement.
• Des données hébergées au Canada — Nos solutions sont hébergées au Canada, et l'agent n'accède qu'à l'information strictement nécessaire à son rôle.
• Des rapports qui n'identifient personne — Le rapport mensuel résume les consultations sans identifier les membres.

Voyez en détail comment nos agents vous aident à protéger les renseignements personnels de vos membres : Loi 25 et protection de la vie privée.

Par où commencer ?

Le plus souvent, on commence petit, en trois étapes :

1. Rencontre d'exploration — On fait le tour de votre contenu et des questions qui reviennent le plus, pour les membres comme pour le public.
2. Premier agent — Un agent public sur votre site, ou un agent réservé aux membres qui répond à partir du contenu que vous avez déjà, validé par votre équipe.
3. Étape par étape — On ajoute ensuite le second agent, les inscriptions, les rappels ou le texto, selon ce qui apporte le plus à vos membres et à votre équipe.