Utiliser le CRM de Netcoder

Le CRM de Netcoder est simple, mais très puissant, et conçu pour les PME. Il conserve les personnes avec qui vous faites affaire, leurs entreprises et les opportunités sur lesquelles vous travaillez, dans la même application que vos agents IA. Il est inclus dans tous les forfaits, sans rien à installer.

1. Où le trouver

Connectez-vous à l'application Netcoder. Le CRM est dans le menu :

Menu	Ce que vous y trouvez
Personnes	Vos contacts : clients, prospects, fournisseurs, candidats, votre propre équipe.
Entreprises	Les organisations pour lesquelles vos contacts travaillent.
Opportunités	Les affaires que vous cherchez à conclure, en tableau ou en liste. Affiché quand vous avez un agent IA de service à la clientèle.
Tâches	Tout ce qu'il y a à faire, pour vous et votre équipe.
Paramètres	Pour les administrateurs : Groupe, Étapes du pipeline et Types d'opportunité.

2. Les personnes

La page Personnes liste vos contacts. Faites une recherche, ou filtrez-les par Type et par Groupes. Cliquez sur + pour ajouter quelqu'un :

Champ	Ce que c'est
Courriel et Nom	Obligatoires. Le courriel est ce qui reconnaît une personne : il n'y a qu'un contact par courriel.
Titre	Son poste, par exemple Directrice des opérations.
Entreprise	Tapez quelques lettres pour choisir une de vos entreprises.
Téléphone et adresse	Facultatifs.
Groupes	Client, Prospect, Fournisseur… voir la section 4.
Désabonné des courriels / SMS	Activé quand la personne a demandé à ne plus recevoir vos messages.

Cliquez sur un nom pour ouvrir la fiche de la personne : ses coordonnées, puis ses Documents, ses Courriels, ses Conversations avec vos agents IA, avec la transcription complète, et ses Opportunités. Ses tâches et vos notes sont sur le côté.

3. Les entreprises

La page Entreprises liste vos entreprises avec leur nombre de personnes et, avec les opportunités, leurs affaires en cours et ce qu'elles valent. Cliquez sur + pour en ajouter une : Nom (obligatoire), Site Web, Téléphone, adresse et Description.

La fiche d'une entreprise réunit son adresse sur une carte, ses Personnes, ses Opportunités, ses Documents, ses tâches et vos Notes internes. Le + de sa section Opportunités crée une affaire déjà liée à l'entreprise.

4. Les groupes

Les groupes classent vos contacts : Client, Prospect, Fournisseur, Employé, Membre, Direction, et Candidat pour ceux qui postulent à vos emplois. Un contact peut faire partie de plusieurs groupes.

• Ajoutez les vôtres — dans Paramètres, Groupe : un nom et une couleur, comme VIP ou Montréal.
• Filtrez avec eux — sur les pages Personnes et Tâches.
• Vos agents s'en servent — les groupes déterminent à quelles personnes chacun de vos agents IA répond.

5. Votre pipeline

Le pipeline est le parcours d'une affaire, du premier contact à la signature. Vous commencez avec quatre étapes, chacune avec sa probabilité de conclusion :

Étape	Probabilité
Piste	10 %
Qualifié	25 %
Proposition	50 %
Négociation	75 %

Adaptez-les à votre façon de vendre dans Paramètres, Étapes du pipeline :

• + ajoute une étape, avec son Nom, sa Probabilité (%) et sa Couleur. La probabilité pondère le montant des affaires à cette étape : 50 % d'une affaire de 10 000 $ compte pour 5 000 $.
• Les flèches Monter et Descendre fixent leur ordre.
• Une étape qui contient encore des affaires en cours ne peut pas être supprimée : déplacez-les d'abord.

Gagnée et Perdue ne sont pas des étapes : c'est ainsi qu'une affaire se termine.

Dans Paramètres, Types d'opportunité, vous pouvez aussi nommer les genres d'affaires que vous faites, comme Nouveau client, Renouvellement ou Consultation. Les types sont facultatifs ; dès que vous en avez un, les opportunités peuvent être filtrées par type.

6. Les opportunités

Une opportunité est une affaire que vous espérez conclure. Cliquez sur + sur la page Opportunités :

Champ	Ce que c'est
Type ou Nom	L'un ou l'autre : une affaire sans nom porte le nom de son type.
Entreprise	Avec qui se fait l'affaire.
Montant	Ce qu'elle vaut, en dollars.
Date de conclusion prévue	Quand vous attendez une réponse. Une date passée s'affiche en rouge.
Étape	Où elle en est. Obligatoire.
Responsable	Qui la suit dans votre équipe ; vous, au départ.
Description	De quoi il s'agit.

Le tableau

Chaque étape est une colonne, suivie de Gagnée, avec son nombre d'affaires, leur total et leur total pondéré. Le haut de la page résume tout votre pipeline.

• Glissez une carte vers une autre étape pour faire avancer l'affaire.
• Déposez-la sur Gagnée quand vous remportez l'affaire.
• Déposez-la sur Perdue quand ce n'est pas le cas : vous pouvez noter pourquoi, pour en tirer des leçons. Les affaires perdues s'affichent quand vous choisissez Perdue dans le filtre Étapes.
• Ramenez-la de Gagnée ou de Perdue vers une étape pour la rouvrir.

Afficher en liste transforme le tableau en liste, avec les mêmes filtres : Étapes, Types, Responsable et Conclue d'ici le, pratique pour voir tout ce qui devrait se conclure ce mois-ci.

La fiche d'une opportunité

• Son parcours — les étapes en haut de la fiche, l'étape actuelle marquée d'une étoile. Cliquez sur une étape pour y déplacer l'affaire.
• Montant, Pondéré, Conclusion prévue et Responsable en un coup d'œil.
• Parties prenantes — les personnes concernées chez le client, chacune avec son rôle : Décideur, Champion, Influenceur, Technique, Utilisateur, Partenaire ou Autre. Une opportunité créée à partir de la fiche d'une personne l'inscrit comme décideur.
• Documents — la proposition, la soumission, le contrat.
• Historique — chaque changement de statut, d'étape, de montant ou de date de conclusion prévue, avec l'avant et l'après.

7. Notes et tâches

Les personnes, les entreprises et les opportunités ont chacune des Notes internes et des Tâches sur le côté de leur fiche.

• Une note — ce qui a été dit, décidé ou appris. Les notes restent dans votre équipe, sauf si vous activez Visible par le client.
• Une tâche — quelque chose à faire : un Suivi ou un Billet, Assigné à quelqu'un, avec une Échéance et une Urgence. Marquer comme terminée une fois que c'est fait.

Le menu Tâches les réunit toutes. Filtrez par personne, statut, urgence ou fiche rattachée pour voir votre journée.

8. Ce que vos agents IA y ajoutent

• Leurs conversations — sur la fiche de chaque personne qu'ils connaissent, avec la transcription complète, quel que soit le canal : clavardage sur le Web, voix, téléphone, SMS ou courriel.
• Les rendez-vous qu'ils prennent — quand quelqu'un prend rendez-vous, avec votre agent ou avec votre widget de rendez-vous, cette personne devient un contact avec son entreprise, et le rendez-vous est noté sur sa fiche. Voir le guide de la prise de rendez-vous.

Vos agents n'écrasent jamais ce que votre équipe a saisi. Les opportunités restent entre vos mains : vos agents ne les créent pas et ne les déplacent pas.

9. Importer et exporter

• Vos contacts actuels — envoyez-nous votre fichier Excel et nous l'importons à votre arrivée : noms, courriels, téléphones, titres, adresses et entreprises. Une personne déjà connue par son courriel ou son téléphone est complétée, pas créée une deuxième fois.
• Télécharger — sur la page Personnes, télécharge la liste, telle que vous l'avez filtrée, en fichier Excel.

10. Conseils et dépannage

• Pas de menu Opportunités — les opportunités viennent avec un agent IA de service à la clientèle : ajoutez-en un sur la page Agents IA.
• Pas de menu Paramètres — les groupes, les étapes et les types sont réservés aux administrateurs.
• Une étape impossible à supprimer — elle contient encore des affaires en cours : déplacez-les d'abord vers une autre étape.
• Un type impossible à supprimer — des opportunités l'ont encore : changez d'abord leur type.
• Gardez-le à jour — un pipeline ne vaut que par ses dates : une fois par semaine, filtrez sur Conclue d'ici le aujourd'hui, et déplacez ou fermez ce qui est en retard.