Netcoder prend les rendez-vous avec votre équipe : votre agent IA les prend pendant ses conversations, et les visiteurs de votre site Web les prennent eux-mêmes. Un rendez-vous se prend avec une personne, ou avec un calendrier groupé, comme Ventes, qui le donne à tour de rôle à la personne de l'équipe qui est libre. Ce guide montre comment définir vos heures, vos types de rendez-vous et vos calendriers groupés, connecter votre propre calendrier, et gérer vos rendez-vous.
1. Pour commencer
Connectez-vous à l'application Netcoder et cliquez sur Calendrier dans le menu. Les paramètres sont dans le menu du calendrier, le bouton à trois points (⋮) en haut du calendrier :
| Menu | Ce qu'il définit |
|---|---|
| Disponibilités | Vos heures de la semaine, et les jours qui font exception. |
| Types de rendez-vous | Ce qui peut être réservé : sa durée, où, avec qui, et ses règles. |
| Calendriers groupés | Plusieurs personnes réservées comme une seule, comme Ventes. |
| Lieux | Vos adresses : votre bureau, vos succursales. |
| Calendrier connecté | Votre calendrier Google ou Outlook, et votre lien vidéo. |
| Paramètres d'intégration | Les clés du widget de rendez-vous, pour votre site Web. |
Faites-les dans cet ordre : vos disponibilités, votre calendrier, puis vos types de rendez-vous. Chaque personne de votre équipe définit ses propres disponibilités et son propre calendrier.
2. Vos disponibilités
Choisissez Disponibilités dans le menu du calendrier pour définir les heures où l'on peut vous réserver.
- Nom du calendrier — ce que les invités voient qu'ils réservent. Votre nom, s'il est vide.
- Fuseau horaire — le vôtre. Les invités voient vos heures dans leur propre fuseau horaire.
- Heures de la semaine — un Début et une Fin par jour, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h au départ. Ajouter des heures donne plusieurs plages à une journée, pour garder le dîner libre. Une journée sans heures est Indisponible. Copier aux autres jours ouverts évite de tout retaper.
- Journées particulières — un congé férié, une journée de congé, une soirée qui finit tard : Ajouter une journée, choisissez sa Date, puis désactivez Disponible, ou définissez ses heures.
3. Connecter votre calendrier
Choisissez Calendrier connecté dans le menu du calendrier, cliquez sur Connecter Google Calendar ou Connecter Outlook (Microsoft 365), et connectez-vous. Deux interrupteurs décident ensuite de ce que Netcoder en fait :
| Interrupteur | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Exclure ses heures occupées de mes heures de rendez-vous | Une heure déjà prise dans votre calendrier n'est jamais proposée aux invités. Netcoder voit seulement que vous êtes occupé, jamais ce que sont vos événements. |
| Y ajouter mes rendez-vous | Chaque rendez-vous est ajouté à votre calendrier, déplacé quand il est déplacé, et retiré quand il est annulé. |
Vous connectez un seul calendrier ; connecter l'autre fournisseur le remplace. Déconnecter arrête les deux. Si la connexion se brise, par exemple après un changement de mot de passe, la page l'indique en rouge : cliquez sur Reconnecter.
La section Vidéo donne leur lien à vos rendez-vous vidéo :
- Utiliser mon calendrier Google (ou Outlook) — un lien Google Meet (ou Teams) est créé à chaque rendez-vous.
- Mon lien de réunion — ou votre propre lien Zoom, Teams ou autre, donné à chaque invité. Sans calendrier connecté, c'est le lien que reçoivent les invités.
4. Les types de rendez-vous
Un type de rendez-vous est ce qui peut être réservé : un appel de 30 minutes, une visite d'une heure, une démonstration. Choisissez Types de rendez-vous dans le menu du calendrier, puis cliquez sur + :
| Champ | Ce que c'est |
|---|---|
| Nom et Description | Ce que voient les invités. Écrivez-les dans les deux langues : passez l'application en anglais pour saisir l'anglais. |
| Qui peut le prendre | Les personnes de votre équipe offertes pour ce type. Les invités obtiennent, à tour de rôle, une personne libre à l'heure choisie. |
| Durée (minutes) | 30 au départ. |
| Où | À une adresse (un de vos lieux), À l'adresse de l'invité (il la donne en réservant), Appel téléphonique (il donne son numéro et vous l'appelez), Vidéo (il reçoit votre lien) ou Autre, que vous décrivez. |
| Heures de début aux (minutes) | L'écart entre les heures proposées : aux 30 minutes, à chaque heure. |
| Libre avant / après (minutes) | Le temps gardé libre autour de chaque rendez-vous, pour vous déplacer ou souffler. |
| Préavis minimum (minutes) | Combien de temps à l'avance les invités doivent réserver ; 240 (4 heures) au départ. |
| Réservable jusqu'à (jours à l'avance) | Jusqu'où à l'avance ; 60 jours au départ. |
| Rappel (minutes avant) | Quand l'invité reçoit un rappel par courriel ; 1440 (la veille) au départ. Vide pour aucun rappel. |
| Rappeler aussi par SMS | Un texto en plus, si l'invité a donné un numéro de téléphone et que votre compte a un numéro SMS. |
| Actif | Désactivé, le type n'est plus offert. |
5. Les lieux
Choisissez Lieux dans le menu du calendrier pour saisir les adresses où ont lieu vos rendez-vous, comme votre bureau ou chacune de vos succursales. Chacun a un Nom que voient les invités, comme Plateau, une adresse, un Téléphone, et des Instructions données avec l'adresse, comme Stationnement gratuit à l'arrière. Choisissez ensuite le lieu dans vos types de rendez-vous.
6. Les calendriers groupés
Un calendrier groupé réserve plusieurs personnes comme une seule, sous un nom comme Ventes ou Service : l'invité obtient, à tour de rôle, la personne libre à l'heure choisie. Choisissez Calendriers groupés dans le menu du calendrier, puis cliquez sur + et saisissez son Nom, sa Langue et ses Personnes.
La langue compte : un calendrier groupé en français sert vos invités francophones, un calendrier en anglais vos invités anglophones. Copier la clé donne sa clé, pour le widget de rendez-vous de votre site Web.
7. Votre calendrier
Le calendrier affiche vos rendez-vous par Jour, Semaine, Mois ou Horaire (une liste), avec Aujourd'hui et les flèches pour vous déplacer. Les périodes occupées de votre calendrier connecté s'affichent comme Occupé.
- Réserver — cliquez sur une heure libre, glissez sur une plage, ou cliquez sur Nouveau rendez-vous : le Type, l'heure, le nom, le courriel et le téléphone de l'invité, et des Notes. Envoyer un courriel à l'invité lui envoie la confirmation. Quand c'est vous qui réservez, vos heures et vos règles habituelles ne s'appliquent pas : vous décidez.
- Déplacer — glissez un rendez-vous vers une nouvelle heure, ou glissez son bord du bas pour changer sa durée. On vous demande s'il faut envoyer le changement à l'invité.
- Ouvrir — cliquez sur un rendez-vous : Rejoindre la vidéo, Modifier, Écrire à l'invité ou Annuler le rendez-vous, avec une raison si vous le souhaitez ; l'invité en est avisé.
Dans le menu du calendrier, Afficher les rendez-vous annulés et Afficher les plages occupées de mon calendrier choisissent ce que le calendrier affiche.
8. Ce que reçoivent vos invités
- Une confirmation par courriel, avec une invitation pour leur propre calendrier. Vous en recevez une aussi.
- Un rappel avant le rendez-vous, par courriel, et par SMS si le type de rendez-vous le prévoit.
- Un lien pour annuler ou déplacer le rendez-vous eux-mêmes, sans vous appeler, avec la même personne. Tout changement leur est envoyé par courriel, et à vous aussi.
Chaque invité est aussi ajouté à votre CRM comme contact, avec son entreprise et une note sur le rendez-vous. Voir le guide du CRM.
9. Les rendez-vous pris par votre agent IA
Votre agent IA de service à la clientèle prend des rendez-vous pendant ses conversations, sur votre site Web, au téléphone ou par message. Sur la page de votre agent, cliquez sur le crayon de sa section Calendriers, et choisissez les Calendriers et les Calendriers groupés dans lesquels il réserve.
- Il propose les types de rendez-vous des personnes de ces calendriers, offre quelques heures libres, et réserve celle que choisit l'invité : confirmation, rappel et événement au calendrier, comme pour tout rendez-vous.
- Il peut déplacer ou annuler un rendez-vous pour un invité qu'il reconnaît ; les autres utilisent le lien de leur confirmation.
- Sans calendrier choisi, votre agent ne réserve rien.
Pour l'essayer, ou essayer le widget de rendez-vous de votre site Web, ouvrez Tester et déployer sur la page de votre agent, puis Tester les rendez-vous. Un rendez-vous pris là est bien réel : annulez-le ensuite. Pour placer le widget sur votre site Web, voir le guide d'installation du widget de rendez-vous.
10. Conseils et dépannage
- Aucune heure proposée — vérifiez vos Disponibilités, que le type de rendez-vous est Actif et vous nomme dans Qui peut le prendre, et son Préavis minimum.
- Une heure proposée alors que vous êtes occupé — vérifiez que votre calendrier est connecté, avec Exclure ses heures occupées de mes heures de rendez-vous activé, et que l'événement y est marqué occupé, et non disponible.
- Des rendez-vous absents de votre calendrier Google ou Outlook — activez Y ajouter mes rendez-vous, ou cliquez sur Reconnecter si la page affiche une erreur.
- Pas de rappel par SMS — l'invité doit avoir donné un numéro de téléphone, et votre compte doit avoir un numéro SMS.
- Votre agent ne réserve pas — choisissez ses calendriers dans sa section Calendriers.
Une question à laquelle ce guide ne répond pas ? Posez-la à notre assistant, en bas à droite de cette page, ou prenez rendez-vous ou écrivez-nous.