Un client qui veut vous rencontrer ne devrait pas avoir à attendre qu'on le rappelle. Votre agent IA propose vos plages libres et prend le rendez-vous pendant la conversation, et les visiteurs de votre site Web réservent eux-mêmes avec le widget de rendez-vous. Le rendez-vous s'inscrit directement dans votre calendrier.
La prise de rendez-vous est incluse dans tous les forfaits. Elle est intégrée : elle fonctionne dès votre inscription, sans logiciel de réservation à acheter ni à brancher.
Comment ça fonctionne
- Le client demande un rendez-vous — Dans le chatbot de votre site Web, de vive voix sur votre site, au téléphone ou par message, votre agent comprend que le client veut vous rencontrer.
- L'agent propose vos plages libres — Il consulte les heures des personnes qui peuvent prendre ce type de rendez-vous, les rendez-vous qu'elles ont déjà et les périodes occupées de leur propre calendrier, puis propose des heures vraiment libres.
- L'agent réserve — Dès que le client choisit une heure et donne son nom et son courriel, le rendez-vous est à votre calendrier, et le client reçoit une confirmation avec une invitation pour son propre calendrier.
- Le client reçoit un rappel — Par courriel la veille, et par SMS si vous le souhaitez. Un lien lui permet d'annuler ou de déplacer le rendez-vous sans vous appeler.
Vos types de rendez-vous
- Ce qui peut être réservé — Un appel de 30 minutes, une visite d'une heure, une démonstration : chaque type de rendez-vous a sa durée, sa description, et un nom en anglais et en français.
- Où il a lieu — À votre adresse, chez le client, par téléphone, par vidéo ou à l'endroit que vous décrivez. Pour un rendez-vous vidéo, un lien Google Meet ou Microsoft Teams est créé à chaque réservation, ou votre propre lien de visioconférence est fourni.
- Vos règles — Le temps gardé libre avant et après un rendez-vous, le préavis minimal pour réserver (4 heures à l'avance, au départ), jusqu'où à l'avance on peut réserver (60 jours), et l'écart entre les heures de début.
- Qui peut le prendre — Les personnes de votre équipe à qui chaque type de rendez-vous est offert.
Les disponibilités de votre équipe
- Des heures par personne — Chacun définit sa semaine, avec plusieurs plages par jour au besoin, dans son propre fuseau horaire, et peut modifier une seule journée : un congé, une soirée qui finit tard.
- Son propre calendrier — Quand Google Calendar ou Microsoft 365 est connecté, ses périodes occupées ne sont jamais proposées, et chaque rendez-vous pris y est inscrit.
Calendriers groupés
Un calendrier groupé réunit plusieurs personnes sous un même nom, comme Ventes ou Service. Le client réserve le calendrier groupé et obtient la personne libre à l'heure choisie, à tour de rôle : celle dont le dernier rendez-vous est le plus ancien passe en premier, et deux clients qui réservent la même heure obtiennent deux personnes différentes. Un calendrier groupé a sa langue : votre agent réserve donc le calendrier groupé français dans une conversation en français, et le calendrier groupé anglais dans une conversation en anglais.
Sur votre site Web aussi
Le widget de rendez-vous permet aux visiteurs de votre site Web de prendre rendez-vous eux-mêmes, avec les mêmes types de rendez-vous, heures et règles que votre agent. Il s'installe avec quelques lignes de HTML. Consultez le guide d'installation.
Dans votre application
Votre équipe voit chaque réservation dans le Calendrier de l'application, et peut elle-même prendre ou déplacer un rendez-vous pour un client. Une réservation faite par une personne déjà inscrite dans votre CRM lui est rattachée.
Vous voulez voir comment elle fonctionne, écran par écran ? Le guide d'utilisation de la prise de rendez-vous présente vos heures, vos types de rendez-vous, les calendriers groupés et votre propre calendrier.
Vous aimeriez voir votre agent prendre un rendez-vous ? Prenez rendez-vous ou écrivez-nous.