Répondre aux courriels avec votre agent IA Netcoder

Votre agent IA répond aux courriels à sa propre adresse, sans rien à configurer. Une adresse bien à vous peut lui faire suivre ses courriels, et ses réponses peuvent être envoyées à partir de votre propre domaine.

1. L'adresse de votre agent

Chaque agent IA a sa propre adresse courriel, sans rien à configurer : sa clé d'agent à netcoder.ca, par exemple [email protected]. Votre agent répond à tout courriel envoyé à cette adresse.

• L'activer — dans l'application Netcoder, sur la page de votre agent IA, le crayon de Canaux, puis Courriel.
• La trouver — dans la section Courriel de la page de votre agent, ou l'icône de code de Tester le courriel sous Tester et déployer, avec un bouton pour la copier.
• L'utiliser — donnez-la, ou ajoutez-en le lien à votre site Web : <a href="mailto:…@netcoder.ca">.

Deux autres adresses sont facultatives, toutes deux définies avec le crayon de la section Courriel de la page de votre agent. Ce sont deux choses différentes :

Adresse	Ce que c'est	Ce qu'il faut
Répondre à	Là où vont les réponses de vos clients quand ils cliquent sur Répondre, comme [email protected]. Votre agent les reçoit quand cette boîte les lui fait suivre.	Un renvoi dans votre service de courriel ; toute boîte, Gmail aussi. Voir la section 2.
De	L'adresse d'où vos clients voient venir les réponses de votre agent. Vide, c'est l'adresse de votre agent.	Un domaine bien à vous, vérifié par 3 enregistrements DNS. Voir la section 3.

Les deux peuvent être la même adresse, [email protected] : vos clients voient alors votre entreprise des deux côtés de la conversation.

2. Recevoir à une adresse bien à vous (facultatif)

Vos clients écrivent peut-être déjà à une adresse de votre entreprise, comme [email protected]. Faites-y répondre votre agent en deux étapes :

Étape	Quoi faire
1. La saisir	Sur la page de votre agent, cliquez sur le crayon de la section Courriel et saisissez [email protected] comme Répondre à.
2. Faire suivre	Dans votre service de courriel (Google Workspace, Microsoft 365, Gmail, votre hébergeur), faites suivre [email protected] à l'adresse de votre agent, affichée dans sa section Courriel sous Réception avec un bouton pour la copier.

C'est tout : votre agent répond aux courriels de l'une ou l'autre adresse, dans la même conversation. Ses réponses sont envoyées à partir de sa propre adresse, avec [email protected] comme adresse Répondre à : quand votre client clique sur Répondre, sa réponse y va. Toute boîte de courriel convient, une boîte publique comme Gmail aussi.

3. Envoyer à partir de votre propre domaine (avancé)

Pour que les réponses soient envoyées à partir de [email protected] elle-même, les serveurs qui les reçoivent doivent voir que votre domaine permet à Netcoder d'envoyer pour lui ; sinon, ils mettraient les réponses dans les indésirables, ou les refuseraient. C'est facultatif, fait une seule fois pour votre entreprise, et il faut un accès au DNS de votre domaine : demandez au besoin à la personne qui gère votre site Web.

Étape	Quoi faire
1. Ajouter votre domaine	Dans l'application Netcoder, Paramètres, puis Domaine de courriel : cliquez sur + et saisissez votreentreprise.com. La page affiche alors trois enregistrements DNS.
2. Ajouter les enregistrements	Trois enregistrements de type CNAME, chacun un nom et une valeur avec un bouton pour les copier, ajoutés là où votre domaine est géré : votre registraire (GoDaddy, Namecheap…), Cloudflare ou votre hébergeur. Certains services DNS ajoutent eux-mêmes votre domaine au nom : saisissez alors le nom sans lui.
3. Vérification	Automatique, toutes les heures ; un changement DNS prend de quelques minutes à une journée. Vérifier à nouveau le demande tout de suite. La page affiche Vérifié une fois que c'est fait.
4. Définir l'adresse De	Sur la page de chaque agent, le crayon de la section Courriel : saisissez une adresse à votre domaine comme De, par exemple [email protected]. La fenêtre indique si votre domaine est configuré et vérifié.

Une fois votre domaine vérifié, chaque agent dont l'adresse De est à ce domaine envoie ses réponses à partir d'elle. D'ici là, rien ne change : les réponses sont envoyées à partir de l'adresse de l'agent, et les réponses de vos clients vont à son adresse Répondre à.

Ces enregistrements ne font qu'ajouter une signature (DKIM) : votre site Web et les courriels que vous envoyez et recevez vous-même ne sont pas touchés, et vos enregistrements MX restent tels quels. Si votre domaine a une politique DMARC (un enregistrement _dmarc), la signature y satisfait. Une boîte publique, comme Gmail ou Outlook.com, ne peut pas envoyer ainsi, car son DNS n'est pas le vôtre.

4. Comment ça fonctionne

• Votre agent répond par courriel, habituellement en quelques minutes, dans la langue du message.
• Les courriels d'un même expéditeur poursuivent la même conversation.
• Les documents joints sont lus, et chacun compte pour une conversation de plus.
• Les pourriels sont mis de côté, sans réponse.
• Un agent dont le rôle est de vendre ajoute l'expéditeur à vos contacts.

5. Essais et dépannage

• Essayez-le — Tester le courriel, sous Tester et déployer dans l'application, ouvre votre logiciel de courriel avec l'adresse de votre agent : posez-lui une question et attendez la réponse.
• Pas de réponse — vérifiez vos courriels indésirables, puis que Courriel est activé sous Canaux.
• Un renvoi sans réponse — vérifiez que votre service de courriel fait bien suivre à l'adresse exacte de l'agent, et que votre adresse est l'adresse Répondre à de votre agent, dans sa section Courriel.
• Enregistrements introuvables — vérifiez chaque enregistrement tel que Paramètres, Domaine de courriel l'affiche, puis cliquez sur Vérifier à nouveau.